​

1. présidente : 

Constance 

Le président a plutôt une fonction légale d’ordre symbolique : 

• Il est le représentant de l’association d’un point de vue juridique (c’est-à-dire qu’il est le responsable légal des activités de l’association, des poursuites pourront être engagés contre lui si l’association commet des infractions à la loi par exemple). Le président de l’association doit donc naturellement s’assurer du cadre légal des activités de l’association. 

• Il est le “représentant publique” de l’association : il est amené à représenter l’association en sa présence physique lors d’évènements ou de réunions par exemple, et c’est lui qui sera contacté en premier lieu par les institutions.

• D’après les statuts de l’association, en cas d’égalité des voix lors du vote d’une décision, la voix du président compte double. Son vote doit alors absolument représenter les intérêts de l’association.

 

De manière générale, le président doit veiller au bon fonctionnement de l’association en: 

• Organisant régulièrement des réunions et, lorsqu’il le faut, des assemblées générales

• Relisant attentivement les comptes rendus des réunions (il est important de savoir qu’aux yeux de la loi le président est garant de la véracité, légalité et bonne foi de ces procès verbaux)

• S’assurant du bon déroulé des actions 

• Veillant à une bonne communication entre les membres

• Entretenant le réseau de soutien de l’association

• En vérifiant que les statuts de l’association soient à jour et respectés...

 

Le président introduit chaque réunion et assemblées générales. Pour les assemblées générales, il doit organiser un rassemblement spécial permettant de revenir sur les grandes évolutions, décisions et actions de l’association au cours de l’année passée.

​2. Vice-présidente : 

• Soutenir la présidente dans les différentes missions

​

3.Trésorière : ​

 

Au sein de l’association, le trésorier s’occupe de la gestion des comptes et du budget avec son trésorier-adjoint. Il fait notamment les virements et les dépôts de chèques et de liquidités lors de la fin d'événements ayant rapporté de l'argent.

 

L’équipe trésorerie gère le budget tout au long du projet en concertation avec les autres membres du groupe afin de garantir sa bonne gestion.

Le budget est un outil essentiel au bon déroulement d’un projet. Pour que ce dernier soit viable, il doit nécessairement être équilibré. Si votre budget est déficitaire (dépenses supérieures aux recettes des actions préparatoires) alors le projet ne peut se faire.

Dans un premier temps il faut établir un budget prévisionnel. Celui-ci a pour vocation de recenser l’ensemble des dépenses et des recettes prévues pour le bon déroulement du projet.

Pour construire ce budget prévisionnel, il est conseillé de lister l’ensemble des dépenses essentielles au projet. Cette liste doit être exhaustive et comporter tant les frais personnels tels que la nourriture, les soins que le matériel nécessaire. Cela va constituer la base financière qu’il est indispensable de collecter pour que le projet ait lieu.

Il faut ensuite prévoir les différentes actions de financement et estimer leur coût de revient. Il est important d’être réaliste quitte à avoir de bonnes surprises au moment de faire les comptes. Prévoir plus d’actions que nécessaire est aussi important car les recettes peuvent-être assez aléatoires.

Ensuite, il est possible de prévoir des options, s’ajoutant au projet de base, nécessitant plus de budget. Elles pourront être mises en place si plus d’argent est récolté.

Enfin il est important de prévoir une marge sécurité correspondant à environ 10% du projet afin de pallier d’éventuels imprévus.

Il faut également prendre en compte l’investissement personnel des participants dans le budget prévisionnel et s’accorder sur son montant.

Éventuellement, des actions peuvent être réalisées post-projet et serviront à rembourser certains frais.

 

Sur place les coûts diffèrent souvent de ceux estimés, c’est pourquoi l’équipe trésorerie doit réajuster le budget tout au long de la réalisation du projet.

 

Gestion des comptes

Elle se fait régulièrement en regardant les comptes sur internet, généralement une fois par semaine. Cela permet de voir s’il y a des débits auxquels on ne s’attendait pas ou que les dépôts ont bien été effectués par la banque (surtout les chèques). 

C’est pourquoi, lors d'actions, il faudra récolter l'argent récoltée (liquidités ou chèques à signer au dos) et la déposer à la banque grâce à des enveloppes de dépôt (attention à certaines banques la machine n'est pas la même pour les associations/professionnels et les particuliers).

 

Des frais bancaires s'appliquent à hauteur de... par mois, soit par an...

Les cotisations annuelles de 5€ pour chaque membres sont à payer durant une période déterminée ensemble lors d'une assemblée générale et seront obligatoirement payées dans l'année. Dans le cas contraire, il faudra le rappeler aux non-payeurs. 

 

Un budget annuel sera fixé pour la gestion de l’association. 

Cela est primordial et sert à se rendre compte des coûts divers pour le fonctionnement de l'association comme l'assurance et les frais bancaires, ces derniers étant en partie couvert par les cotisations annuelles. 

 

Budget prévisionnel (cf partie trésorier-adjoint)

Tout projet en nécessite un car il permet de se rendre compte d’un éventuel prix et de ne pas être pris au dépourvu, servant ainsi de ligne de conduite. Par exemple, lors de concours il peut vous être demandé d’en fournir un.

Avec l'aide du trésorier-adjoint, ce budget est déterminé au commencement d’un projet et est donc appelé à évoluer.

Pour ma part, j'utilise Excel avec une partie dépenses et une autre pour les recettes et, lors du partage avec les autres membres, je le mets en version pdf. ​

5. ViCE-trésorière : 

• En cas d’absence aider le/la trésorier(ère)

• En cas de besoin aider 

​

6. Secrétaire : ​​

Le/la secrétaire a un rôle administratif. 

• Sa principale mission est de prendre des notes lors des réunions afin d’écrire le compte-rendu. Il est important d’être à la fois synthétique et précis afin de faire passer au mieux les informations à retenir. Garder une trace des réunions est important pour suivre l’évolution de l’association et en tenir informés les membres absents. La seconde mission du/de la secrétaire est en amont des réunions. Il s’agit d’établir l’ordre du jour de la réunion à venir en récoltant auprès de chacun des membres les sujets à aborder. 

• Lire et répondre aux mails 

​

7. Secrétaire adjoint(e) : ​

• Remplacer la secrétaire si elle n’est pas là 

​

8. Chargé(e) de communication : ​

Les chargés de communication s’occupent de l’animation des différents “réseaux sociaux” sur lesquels est présente l’association. Afin d’être plus efficace et pas trop chargé, le mieux est de fonctionner en se répartissant les rôles par “réseau”.

Trouver tous nos liens : https://linktr.ee/leregarddemile

 

En bref :

 

• Travaille en relation avec le responsable graphisme (peut faire certaines tâches du responsable graphisme)

• Faire un calendrier éditorial

• Rédiger les textes qui apparaîtront dans les visuels du responsable graphisme

• Faire augmenter la communauté avec plus d’abonnés

• Envoyer des messages aux abonnés s’ils sont intéressés pour venir à des évènements

• Entretenir les réseaux sociaux (Facebook, Twitter, Instagram, LinkedIn, Youtube…)

• Communiquer sur les réseaux sociaux les événements (événements, story, publications Instagram, Facebook et twitter)

• Mettre à jour les documents de communication de l’asso avec le contenu : flyer, brochure, affiches, exposition…

• Rédiger la newsletter

• Avec le responsable graphisme : Rédiger un compte rendu de la communication chaque mois (statistiques, influence, stratégie, idées…)

• Avec le responsable graphisme : Prendre les décisions sur la communication globale de l’association (identité, communication sur les réseaux sociaux, concertation, événements…)

• Contacter les responsables communication des mairies, envoyer les mails pour l’impression

 

Utilisation des réseaux sociaux pour l’association Le Regard d’Emile : 

Tout d’abord, il s’agissait d’être présent sur ce réseau pour toucher autrement notre public. 

Raconter des histoires, des anecdotes, comment c’est passé un évènement…

C’est les mêmes posts entre Facebook, Instagram et LinkedIn.

 

Les conseils :

• Publier régulièrement des photos avec une légende complète, correctement écrite et efficace (avec de l’humour c’est un plus)

• Veiller au respect de la grille éditoriale (photo de France , photos du Sénégal)

• Utiliser des hashtags efficaces afin d’attirer des nouvelles personnes vers notre page

• Identifier les membres de l’association afin que ces derniers puissent partager les publications dans leur story

• Faire des stories pour relancer lorsqu’une publication est faite et identifier l’association soit avec @leregarddemile

• Faire des stories leur d’événements importants pour l’association (réunions, rencontres, actions, etc) et les enregistrer en les mettant “À la une” dans la catégorie qui convient ; etc.

• Mettre des smileys au début avant le texte 

https://emojikeyboard.top/fr/

• S’inspirer de texte de la concurrence :

Instagram peut aussi être utilisé comme “une carte de visite” ou alors un “dépliant” pour parler de nos actions ! N’hésitez pas à le mettre en lien ou à l’indiquer dès que possible. Quoi de mieux que d’aller directement sur le profi leregarddemile pour montrer à votre interlocuteur de quoi la Team Le Regard d’Emile est capable ? Alors 3.. 2.. 1..  INstagramez !

 

Facebook 

Il faut partager dans les groupes de villes.

Il faut créer les évènements Facebook.

 

Statistiques

• Voir l’évolution de notre nombre d’abonnés, quand publier etc 

• Faire les stats sur Facebook et Instagram

 

Site internet

Ce site internet nous sert à présenter l’association, les membres et nos différents projets, ce qui donne un aperçu concret de notre fonctionnement pour toute personne motivée à faire de même ! 

Il faut mettre à jour les dates des évènements sur la page d’accueil. 

Il faut mettre à jour en créant des articles.

Attention il ne faut pas oublier de mettre à jour avec la date de mis à jour.

 

Il est important de publier régulièrement pour que le référencement google (SE0) continue a bien nous trouver.

 

Twitter :

• C’est comme faire un résumé des post car le nombre de caractère est limité : 280 !

• Repartager des posts sur le Sénégal ou l’Afrique.

 

Exemple :

@RFI

@RFI_Presse

@unicefsenegal

@FranceoSenegal

@IFSaintlouisSN

@PNUDSenegal

@OnuSenegal

 

Linkedin

• Remettre nos posts que Facebook et Instagram

• Repartager des posts sur le Sénégal ou l’Afrique.

​

9. Chargé(e) du graphisme : 
 

• Travaille en relation avec le responsable communication (peut faire certaines tâches du responsable communication)

• Créer les visuels pour tous les documents de l’association (sauf les documents techniques) (cartes de visite, flyer, brochure…)

• Entretenir le site web et l’intranet-Créer la charte graphique-Créer les affiches / Modifier / Imprimer les nouvelles affiches (1 mois avant chaque événement)

• Faire les visuels de la communication sur les réseaux sociaux pour les événements (événement, story, publications Instagram, Facebook et Twitter)

• Mettre à jour les documents de communication de l’asso (forme) (flyer, brochure, affiches, exposition…)

• Mettre en forme la newsletter

• Retoucher les photos

• Créer les vidéos notamment de présentation pendant la partie exposition

• Avec le responsable communication : Rédiger un compte rendu de la communication chaque mois (statistiques, influence, stratégie, idées…)

• Avec le responsable communication : Prendre les décisions sur la communication globale de l’association (identité, communication sur les réseaux sociaux, concertation, événements…)

 

10. responsabilité visibilité et seo : ​​

• Le SEO est le référencement internet gratuit. En gros comment est positionner les choix google. C’est super important que quand on tape Le Regard d’Emile on nous trouve. Il faut montrer a google qu’il y a du trafic pour qu’on reste aussi bon.

 

• Rechercher Le Regard d’Emile sur internet (2 fois minimum par mois) (sur Google, Yahoo, Bing, Ecosia)

• Regardez comment se positionne les liens 

• Cliquer dessus et après repartir

• Signalé les photos sur Google Images et mette « autre » ce n’est pas Le Regard d’Emile

 

• Créer des posts sur google my buisness

• Les mêmes que Facebook et Instagram 

 

• Créer les évènements sur Google my buisness

 

• Créer les évènements extérieurs :

 

• Alentoor

Se connecter au compte

https://www.alentoor.fr/

 

• Eventbrite

https://www.eventbrite.fr/l/gestion-evenements-en-ligne/

 

• Agenda des sorties scolaires

Gratuit et pas besoin de compte

https://www.agenda-des-sorties.com/formulaire/validationannonce.php

 

Bonus :

• KoiFaire

S’inscrire

https://www.koifaire.com/

 

• Être sur les annuaires :

• Associatif

• de villes

• Associatif pour le Sénégal

 

11. responsable relations avec les bénévoles et animations : ​

• Gérer les présences des membres aux évènements 

• Entretenir des échanges avec les bénévoles 

• Relancer les bénévoles s’ils viennent aux évènements + savoir parfois qui apporte quoi + ils viennent avec d’autres personnes 

• Trouver une idée d’icebreaker en début de réunion

• Créer les évènements en interne (animation, soirée, jeux, sorties…)

• Recruter des nouveaux bénévoles 

​

12. responsable événementiel en externe et logistique : ​

• Entretenir l’agenda de l’association et fixer avec la présidence les dates des événements de l’année

• Rechercher les lieux d’accueil des événements

• Contacter les mairies, les salles… (en relation avec le/la responsable partenaire)

• Contacter les partenaires (en relation avec le/la responsable partenaire)

• Il prend en charge la coordination des événements, récurrents ou exceptionnels, de l’association

• Il contribue à élaborer les moyens de mesure de l’impact des événements. A ce titre, il pourra mettre en place des outils de mesure et sera en charge en relation avec les autres rôles de l’analyse des résultats. (Livres récoltés, personnes présentes)

• Il fixe le cadre de l’événement et s’assure de son bon déroulement (bénévoles et adhérents présents, roulement, déroulement de la journée…)

• Anime les équipes internes et externes impliquées dans le projet

• Supervise les aspects scéniques et techniques

• Communique les résultats de cet événement au responsable communication

• Aménage l'installation de l'événement

• Vérifie le matériel (carton, marqueur, schotch…)

​

13. Chargé(e) des relations avec les partenaires : ​

• Contacter les partenaires pour leurs parler de nos  événements

• Soutenir nos partenaires (allant à quelques-uns de leurs événements)

• Soutien par à travers la communication (partage sur notre mur de l'association une photo d'un événement de nos partenaires par exemple)

• Valoriser les partenaires quand vous les rencontrer

• Recherche de nouveaux partenaires, sponsors, mécénat

​

14. Chargé(e) du pôle écoles: 

• Démarcher des écoles

• Proposer des animations dans des écoles

• Témoignages

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15. Chargé(e) de la boutique: ​

• Gérer le site de la boutique

• Gérer les stocks 

• Commander à notre fournisseur : Plumes Factory

Margot Contet

margot@plume-factory.fr

• Gérer les factures (en relation avec la trésorerie)  

• Prendre des photos des produits voir avec la Photographe

• Recherche de mannequins

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16. Photographe : 

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• Prendre les portraits des adhérents pour le site internet principal

• Prendre des photos pendant la réunion

• Prendre des photos pendant les événements (min 15 de très bonne qualité et variées)

• Mettre toutes les photos de l'événement sur Google photos

• Retoucher les photos (voir avec le responsable du graphisme)

​

17. Chargé(e) relations avec le sénégal : ​

• Chercher des influenceurs, des historiens, des sportifs, des auteurs etc …

• Pour parler des tirailleurs Sénégalais, de la culture Sénégal

• Faire des vidéos témoignages 

• Faire des évènements avec des personnalités 

• Proposer des évènements en distanciel et en présentiel 

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18. Chargé(e) de l'influence: ​

• Chercher et contacter des influenceurs pour soutenir l’asso

 

19. Chargé(e) de goodies sénégal: 

• Estimer combien ça coûte pour apporter en France (tote-bag, mini porte-monnaie, bijoux, sculptures…)

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Mini porte-monnaie : en 2019 vendu 5 euros forum des assos

Tote-bag : vendu idéal 10 euros 

Bijoux : vendu idéal 5 euros 

 

• Voir partenariat avec une boutique et des artisans 

• Ton frère prend quelques photos et des vidéos sur les artisans qui travaillent

• Voir combien ça coûte au mètre au marché de Aubervilliers

 

20. Chargé(e) relation avec le secteur de ...: 

Être responsable des relations avec nos partenaires de.... Il est important qu’un membre soit référent sur chaque partenariat afin de le maintenir le contact, d’augmenter la réactivité et le suivi des actions. Il a un rôle de coordinateur. Il est très important que chaque partenaire se sente pleinement impliqué dans le projet afin d’être fidélisé et de donner le meilleur de lui-même dans les actions.